|
Külön megállapodás keretében a helyi
menedzsmentet segítő alábbi szolgáltatásokat nyújtjuk:
A projekt likviditási tervének
elkészítése, a likviditás folyamatos nyomon követése
Mivel az uniós projektek
utófinanszírozásúak, a projektek sikerességének egyik záloga a likviditás
fenntartásának biztosítása a projekt teljes megvalósítási időszaka során. A
likviditás nem csak a projektgazda rendelkezésére álló források függvénye,
hanem többek között múlik a támogatóhoz benyújtott kifizetési kérelmek
rendszerességén, minőségén, a szállítók kifizetésének módján, a projektben
felmerülő költségek ütemezésén. A pontos likviditási terv elkészítése a
projekt indulásakor segít abban, hogy a projektgazda meghatározza, hogy
mekkora likvid tőkére lesz szüksége melyik projektidőszakban; hogyan
ütemezze a kiadásait; milyen sűrűn nyújtson be fizetési kérelmet; és milyen
feltételekkel egyezzen meg a beszállítóival. A likviditás megtervezése már
komolyan segíti a végrehajtást, azonban a likviditás valós alakulásának
nyomon követése lehetővé teszi az esetleges likviditási gondok
felmerülésének korai jelzését, és kezelését. A likviditás tervezését cégünk
vállalja, azonban a likviditás valós alakulásának nyomon követése a helyi
menedzsment feladata, melyhez azonban informatikai rendszerünk szintén
segítséget nyújt.
A kifizetések ellenőrzése az
elszámolhatóság, és a formai megfelelőség szempontjai szerint
Annak érdekében, hogy a projektek támogató
felé történő elszámolásakor ne keletkezzen probléma, hiánypótlás, és a
kifizetés mielőbb megtörténhessen, a szállítók kifizetése előtt kell
fokozott körültekintéssel eljárni. Különös figyelmet kell fordítani arra,
hogy a költség elszámolható legyen; a szállító feleljen meg azoknak a
dokumentációs követelményeknek, amiket a támogató előírt; minden
háttér-dokumentáció a projektgazda rendelkezésére álljon; és a kifizetendő
számla formailag és tartalmilag megfelelő legyen. Képzéseink során felhívjuk
a helyi menedzsment figyelmét ezekre a szempontokra, és a konzultációk során
lehetőségük van konkrét esetekben szakember véleményét kikérni, azonban a
kifizetések későbbi elszámolhatóságának felelőssége a projektgazdát terheli.
Amennyiben igény van rá, cégünk vállalja, hogy a számlákat kiegyenlítésük
előtt formailag ellenőrzi.
Közbeszerzési eljárások lebonyolítása
A támogatásból történő beszerzésekre,
bizonyos feltételek fennállása esetén a közbeszerzési törvény vonatkozik. A
közbeszerzési eljárások lebonyolítása speciális szakértelmet igényel, melyet
külön megbízás keretében cégünk nyújtani tud.
Közreműködő vállalkozók kiválasztása,
leszerződése, feladataik definiálása
A projektben közreműködő szakemberek,
szolgáltatók, beszállítók kiválasztása kulcsfontosságú a projekt sikere
szempontjából. Feladataik és szerződéses feltételeik pontos definiálása sok
későbbi problémától óvja meg a projektet. Külön megbízás keretében cégünk
segíti a projektgazdát azzal, hogy az elszámolhatóság biztosítása érdekében
a kiválasztás megfelelő dokumentáltságát, és a beszállítóval történt
szerződés megfelelőségét minőségbiztosítja.
A pályázatban vállalt tanulmányok
készítése
Amennyiben a projekt része tanulmányok
készítése, úgy cégünk külön megbízás keretében segítséget tud nyújtani mind
a tanulmányok elkészítésében, mind a megfelelő szakemberek felkeresésében.
Projektirányítási kézikönyv
elkészítése
A projektirányítási kézikönyv részleteiben
fekteti le a projekttel kapcsolatos feladatok, döntések,
kötelezettségvállalások felelősségi rendszerét a projektgazda szervezet
döntéshozói és munkatársai, valamint a projekttel foglalkozó menedzsment
között. A konzorciumban pályázó szervezetek esetében különösen hasznos a
projektirányítási kézikönyv, ami a konzorciumi szerződésnél jóval
részletesebben fekteti le az együttműködés alapjait. Felkérésre cégünk a
projekt elején a projektgazdával egyeztetve elkészíti a projektirányítási
kézikönyvet.
Kommunikációs terv elkészítése
A támogató elvárásai szerint, az uniós
projektekben különös hangsúlyt kell fektetni a kommunikációra. A
kommunikációs terv segít átgondolni a projekt elején, hogy melyik
mérföldkőnél milyen kommunikációs kötelezettségek léteznek, vagy milyen PR
tevékenységet érdemes megrendelni. Komoly kommunikációs szakemberek
bevonásával cégünk teljes körűen tudja vállalni az uniós elvárásoknak
megfelelő kommunikációs terv elkészítését.
Kommunikációs feladatok végrehajtása
A kommunikációs feladatok a kommunikációs
tervnek megfelelően magában foglalják pl. a projekthez kapcsolódó kiadványok
elkészítését, az alapkő letételi vagy beruházási ceremónia szervezését; a
kötelező táblák/feliratok legyártását. A kommunikációs feladatok
elvégzésében cégünk külön megállapodás keretében tud segítséget nyújtani.
Projektkoordináció
A projektkoordináció leginkább egy
projektvezető által valósul meg. A projektvezető koordinálja a projekt
különböző aspektusain dolgozó szakemberek munkáját, és biztosítja azt, hogy
a projekt minden része időben és koherenciában kerek egészet alkosson.
Cégünk ebben a szolgáltatási csomagban nem biztosít projektvezetőt, azonban
külön megegyezés esetén a projekthez kijelölünk projektmenedzsert, aki
cégünk székhelyén szoros együttműködésben a projektgazda által kijelölt
projektvezetővel ellátja az adott projekthez kapcsolódó feladatokat. Havonta
egyszer pedig a projekt helyszínén konzultál a projektvezetővel.
Közreműködés a projekttel kapcsolatos
auditok adatszolgáltatásában
A támogatási rendszerek különböző ellenőrzés
tűrési kötelezettségeket írnak elő. A projekt során kiszámítható helyszíni
ellenőrzéseken túl egyéb audit is történhet a projektnél (KEHI, ÁSZ, EUB,
stb.) Ezek az auditok különböző adatszolgáltatási kötelezettségeket is
keletkeztethetnek. Az auditokra történő felkészülés időigényes feladat.
Amennyiben igény van rá, cégünk az auditra történő felkészülés során
tanácsadással segíti a helyi menedzsmentet, és a kijelölt kapcsolattartó
részt vesz a helyszíni ellenőrzésen.
Horizontális szempontoknak
(esélyegyenlőség, környezeti fenntarthatóság) történő megfelelés biztosítása
Az uniós projektek részeként az ún.
horizontális szempontoknak való megfelelés érdekében a projektgazdák
pályázatukban vállalnak olyan tevékenységeket, amik a projekt fő vonalától
eltér. Azonban ezek végrehajtása, és nyomon követése ugyanolyan
kötelezettsége a projektgazdának. Külön megbízás keretében cégünk segít mind
a tevékenységek megtervezésében, mind azok végrehajtásában, és
dokumentálásában.
Fenntartási időszak kezelése
A fenntartási időszak során a pályázatban
vállalt tevékenységeket, vagy a fenntartási időszakra vonatkozó jelentési
kötelezettséget kell nyilvántartani. Külön, projektre szabott megbízás
keretében, cégünk vállalja a fenntartási időszak kezelését.
Szakértők biztosítása
Felkérés esetén cégünk segít a projektben
dolgozó szakemberek (független auditor, jogász, közbeszerzési szakértő,
műszaki ellenőr, építész, esélyegyenlőségi szakértő, stb.) kiválasztásában.
Szükséges szabályzatok kidolgozása
A projektek végrehajtása során – amennyiben
az érinti az elszámolást - felmerülhet a támogató oldaláról az előírás, hogy
különböző szabályzatok készüljenek el a projektgazdánál. Ilyenek például a
munkaköri leírások, kiadmányozási rend, a juttatási rend, gépjármű
használati szabályzat, stb. Külön megegyezés esetén cégünk elkészíti ezeket
a szabályzatokat.
Dokumentumok archiválása
Igény esetén a projekt lezárása után a
fizikai dokumentáció archiválását és tárolását is el tudjuk látni. |
