|
Informatikai alapú know-how támogatás
uniós projektek megvalósítóinak
Tudástranszfer szolgáltatáscsomagunk azon
projektgazdák részére nyújt segítséget, akik a megvalósítás
adminisztrációját alapvetően saját munkatársaikkal, és saját szakértőikkel
kívánják ellátni, azonban munkájukat nagyban segítené a cégünk által
nyújtott informatikai, és know-how támogatás.
Jelen szolgáltatáscsomag megrendelése esetén a Megbízónak lehetősége nyílik
arra, hogy egy saját informatikai rendszer kidolgozása és működtetése nélkül
használja a kifejezetten az uniós projektek menedzselésére kidolgozott
work-flow rendszert, amelyet bármilyen böngészőn keresztül elérhet. A
work-flow rendszer alkalmas arra, hogy támogassa a projektek zökkenőmentes
lebonyolítását, és elszámolását azáltal, hogy a szükséges munkafolyamatokat,
és határidőket nyomon követi; rendszerezetten tárolja a projekt adatait és
dokumentumait; valamint segíti a projektfeladatok, és beszerzések
tervezését.
Informatikai támogatottsággal is rendelkező
tevékenységeink – a Megrendelő igényeivel összhangban – az alábbiakat
foglalják magukba:
Részletes projektterv elkészítése
A projektek végrehajtásának kulcsfontosságú
fázisa a pályázatban vállalt, és a támogatási szerződés által előírt
feladatok és kötelezettségek pontos felmérése, megtervezése, határidőhöz és
felelőshöz rendelése. Cégünk vállalja, hogy a pályázat alapján, a
projektgazdával egyeztetve elkészíti a projekt részletes feladattervét. Ez
szolgál alapjául az általunk biztosított informatikai rendszer
projekt-specifikus paraméterezésének is, amely a menedzsmentet a
megvalósítás teljes szakaszában segíteni fogja. A tevékenység kimeneteként
elkészül a projekt részletes ütemterve; GANTT diagramja; határidőzött,
felelősre szabott feladatlistái; valamint az informatikai rendszer adott
projektre kialakított work-flow rendszere.
A projekt előrehaladásának nyomon
követése
A cégünk által a projektgazdák számára
hozzáférhetővé tett informatikai rendszer, amely a projekttervek alapján
projekt specifikus adatokat tartalmaz, folyamatos támogatást nyújt a
projekttevékenységek nyomon követéséhez, a határidős feladatok figyeléséhez,
vezetői információk kinyeréséhez. A rendszer folyamatos töltése segíti a
megvalósítókat a döntéshozók, a támogató, és az auditorok felé történő
adatszolgáltatásban. Az esetleges csúszásokkor kialakuló átütemezéseket
kezelni lehet vele, és a projektgazdával – igény szerint a támogatóval -
történő egyeztetése szintén feladat lehet. A rendszer használatához cégünk
hozzáférést biztosít, azonban a rendszer folyamatos feltöltése, a feladatok
határidőinek figyelése, vezetői információk kinyerése a helyi menedzsment
feladata. Használatához cégünk képzést, és korlátozott help-desk
szolgáltatást biztosít.
A projekt adatainak rendszerezett
gyűjtése
A projektek adatainak rendszerezett gyűjtése
jelentősen segíti a döntéshozók, a támogató, és a különböző auditok felé
történő adatszolgáltatást. Az informatikai rendszerben az adatstruktúra
használatát a helyi menedzsment rendelkezésére bocsátjuk.
A projekt lebonyolításának
adminisztrációjához szükséges sablonok rendelkezésre bocsátása
A projektek során számos olyan dokumentumra
van szükség, amelyek elkészítése rendkívül időigényes. Ilyenek például - a
teljesség igénye nélkül - a megbízási szerződések, teljesítési igazolások,
jelenléti ívek, közbeszerzési dokumentáció, jelentés sablonok,
átadás-átvételi bizonylatok, műszaki ellenőrzési jegyzőkönyvek, stb. Cégünk
a projektmenedzsment rendelkezésére bocsátja a projekt során felmerülhető
sablonokat, amelyeket megfelelő szakemberekkel (jogászokkal, közbeszerzési
szakértőkkel, műszaki szakértőkkel, stb.) dolgoztatott ki. A helyi
menedzsment számára a sablonok hozzáférhetőek lesznek, ezeket a helyi
igényeknek megfelelően (pl. aláírók személye) specifikáljuk.
A projekt során létrejövő dokumentumok
elektronikus rendszerezése, archiválása
A zökkenőmentes lebonyolítás, valamint a
hosszú megőrzési kötelezettség miatt a projekt során létrejövő dokumentumok
áttekinthetősége különösen fontos. Az informatikai rendszer – bár nem iktató
rendszer – alkalmas arra, hogy a projekt során létrejövő, beszkennelt
dokumentumokat, projektmenedzsment szempontból megfelelő struktúrában
kezelje.
A projekthez kapcsolódó jelentéstételi
követelmények nyomon követése, a jelentések elkészítése, benyújtása a
támogató felé (PEJ, ZPEJ, stb.)
Minden projektnek meghatározott időközönként
projekt előrehaladási jelentést kell benyújtania a Támogató felé. Ezen
jelentések elkészítése, a szükséges háttérdokumentumok összegyűjtése,
valamint a hiánypótlások kezelése a projekt adminisztrációjának szerves
része, mely időigényes menedzsment feladat. Cégünk informatikai rendszerén
keresztül könnyebben el lehet készíteni az előrehaladási jelentéseket. Az
informatikai rendszer szintén felhívja a figyelmet a jelentések
elkészítésének határidejére.
Beszerzési terv elkészítése
A projekt indításának időpontjában fontos
elkészíteni a beszerzési tervet, amely minden a projekt során megvásárolandó
szolgáltatás, eszközbeszerzés vagy beruházás esetében megvizsgálja, hogy azt
mikor, milyen eljárás keretében kell megrendelni, milyen tételekkel kötelező
egybeszámítani, és milyen átfutási idővel szerezhető be. A beszerzési terv
pontos kidolgozottsága különösen fontos feltétele annak, hogy mind a projekt
ütemezése tartható legyen, mind a felmerülő költségek elszámolhatóak
legyenek. Mivel a beszerzések szerves részét képezik a projekttervnek, a
beszerzési tervet cégünk elkészíti a helyi menedzsmenttel konzultálva.
Értelmezési kérdések/tanácsadás
Az uniós projektek végrehajtása egy
viszonylag bonyolult jogszabályi és eljárásrendi környezetben valósul meg. A
projektek során számos olyan kérdés merül fel, amelynek értelmezése külön
utánajárást igényel. Cégünk a heti konzultációs időszakban segít a felmerülő
kérdések megválaszolásában. Amennyiben általános értelmezési kérdésről van
szó, úgy felveszi a kapcsolatot az illetékesekkel.
Képzés
Képzések és workshopok keretében, cégünk
vállalja a helyi menedzsment felkészítését a projekt lebonyolítására. A
képzés kiterjed az uniós projektek lebonyolításának részleteire
(szerződéskötés, szerződésmódosítás, beszerzések, jelentések, kifizetési
kérelmek, alátámasztó dokumentumok, stb.), valamint az informatikai
rendszerek használatára.
Személyes konzultáció
A legjobb projektvezetőknek is időnként
szükségük van szakmai támogatásra. Cégünk ezen szolgáltatáscsomagon belül
heti két órányi időszakban telefonon, vagy személyesen cégünk székhelyén
rendelkezésre áll, hogy többek között olyan témákban adjon segítséget, mint
a likviditástervezés, az elszámolások megfelelősége, a jelentésekkel szemben
állított követelmények, szerződésmódosítások feltételei, vagy egyéb
projektirányítási kérdések.
Tudástranszfer csomagunkhoz különböző
kiegészítő szolgáltatásokat is lehet rendelni, amely tovább segítheti a
helyi menedzsment munkáját.
Néhány szó az informatikai rendszerünk
felhasználó oldali használatáról
A szolgáltatáscsomag áttekintő, nyomtatható
verzióját letöltheti
itt.
|
